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Mengengerüst aus praktischer Sicht – (Stand DATAform 9)
Wieviele Artikel kann man in DATAform verwalten?
In einer DATAform-Datendatei können theoretisch etwas mehr als 2,1 Millionen Artikel abgelegt werden. (Genau sind es 2.147.482 Artikel)
Die größtmögliche Artikelnummer – die von DATAform automatisch vergebene Nummer – ist ebenfalls 2.147.482, wobei gelöschte Nummern normalerweise nicht wieder verwendet werden.

Wie groß kann ein Artikel werden?
Einem Artikel können maximal 901 Elemente (Textrahmen und Bilder) zugeordnet werden. Jedes Textelement kann bis zu 64MB Text aufnehmen. Die vier Haupttextfelder können zusammen ebenfalls bis 64MB speichern. Werte, die in der Praxis nie erreicht werden.
Ein durchschnittlicher Artikel – 3 bis 5 Bilder, ebensoviele Textrahmen – benötigt, inkl. der Indices etc. zwischen 20K und 50K.

Wieviel Festplattenplatz wird benötigt?
Ein Katalog mit 1.000 Artikeln benötigt also etwa 20–50 Mb Festplattenplatz.
Für 5.000 Artikeln (mehr als die meisten Kataloge) benötigt man etwa 250 MB.
Für einen sehr großen Artikelbestand mit 100.000 Artikeln für viele Katalogbände benötigt man folglich zwischen 2 Gb und 5 Gb.
Alles Größen, die mit heutigen Festplatten einfach zu bewältigen sind. In der Praxis gibt es hier also keine Einschränkungen. Theoretisch kann eine DATAform-Datendatei viele Terabyte groß werden.

Ab 200.000 bis 300.000 Artikel sollte man evtl. eine Aufteilung des Bestandes in Erwägung ziehen, da Backup und Defragmentierung zeitaufwendiger werden.
V.a. größere Datenbestände sollten regelmäßig reorganisert werden, siehe hierzu.