Die Datenbank verwaltet Bilder, Texte, Textformate und QuarkXPress-Rahmen, wobei ein Artikelmodul jeweils aus mehreren Bild- und Textrahmen bestehen kann.
Die gewünschten Artikel können mit Texten und Bildern automatisch nach den Vorgaben des Satzspiegels im Layoutprogramm plaziert und dort frei verändert und verschoben werden. Eine Rückaktualisierung veränderter Artikel in die Datenbank ist mit allen Text- und Bildund Rahmeneigenschaften möglich.
Bei strukturierten Katalogen, wie dem abgebildeten, lassen sich ganze Seitenstrecken (mit Seitentitel, gespiegelten Seiten, Griffregister, vertikalem Keil etc.) vollautomatisch auf Knopfdruck erzeugen.
Durch DATAform wird der Gestaltungsraum des Designers nicht eingeschränkt. Das System eignet sich nicht nur für klar strukturierte Kataloge, sondern gerade auch für die freie Einzelseitengestaltung.
Alle Funktionen des Satzprogramms (QuarkXPress oder InDesign) stehen nach wie vor zur Verfügung jede individuelle Artikelgestaltung kann schließlich in die Datenbank zurückgeschrieben werden und steht für spätere Wiederverwendungen als Gestaltungsvorschlag zur Verfügung.