Hugo Riedke
| Eine der wichtigsten Vertriebsaufgaben besteht darin, das eigene Sortiment richtig zupräsentieren, sei es in Form eines Katalogs, einer Preisliste oder eines individuellen Angebotsschreibens. Druck-Erzeugnisse dieser Art werden heute zumeist auf elektronischem Wege mit Hilfe von DTP-Werkzeugen hergestellt, und auch die Inhalte – Artikelnamen und -beschreibungen, Preise, Bestellnummern und Spezifikationen – liegen meistens bereits in digitaler Form als Datenbank vor. Die Brücke von den Ausgangsdaten zur PostScript-Druckdatei besteht dagegen oftmals noch in manueller Fleißarbeit. Daß es auch anders geht, zeigt dieser Artikel anhand dreier beispielhafter Anwender auf. |
Was die Fachsprache kurzerhand unter dem Begriff "Database Publishing" (datenbankgestütztes Publizieren) zusammenfaßt, entpuppt sich, wenn man einmal verschiedene Anwendungen näher betrachtet, als eine Ansammlung höchst individueller Lösungen, die sich untereinander kaum vergleichen lassen. Diese Problemlösungen sind eher EDV-technischer als grafisch-handwerklicher Natur, jedoch gibt es heute eine Reihe von Werk-zeugen, die es auch dem Nicht-EDV-Fachmann ermöglichen, die Satz und Umbrucharbeit mit Datenbankunterstützung zu automatisieren.
Eines dieser Werkzeuge ist die 1989 entstandene Software Dataform, die von dem Regensburger Softwarehaus Gassenhuber entwickelt wurde. Sie besteht im wesentlichen aus einer Text-/Bilddatenbank, die sich an die verschiedensten Kundenbedürfnisse anpassen läßt, und einer speziellen QuarkXPress-XTension, die als Schnittstelle zwischen der Datenbankund dem Layoutprogramm fungiert. Wir haben uns drei Unternehmen angesehen, die bereits seit längerem mit Dataform arbeiten und deren Beispiele einen Einblick in die Möglichkeiten und Vorteile, aber auch die Vielschichtigkeit des datenbankgestützten Publizierens vermitteln.
Beispiel 1: Völkner Electronik
Wer Freude am Umgang mit Elektronik hat, kennt die Braunschweiger Firma Völkner, die in vielen deutschen Städten mit eigenen Geschäften vertreten ist. Das Angebot reicht vom winzigen Widerstand bis zur kompletten drahtlosen Fern-steuerung für Modellboote oder -flugzeuge, vom schlichten Stromprüfer bis hin zur elektrischen Bohrmaschine. Das gesamte Sortiment wird einmal jährlich in einem Katalog präsentiert, dessen Umfang heute bei rund 640 Seiten liegt. Die Druckvor-lagen für den Katalog werden in Braunschweig und Hamburg erstellt – seit 1992 mit Unterstützung durch eine Dataform-Datenbank.
Jede Seite des Völkner-Katalogs ist individuell gestaltet, so daß eine Komplettautomatisierung des Umbruchs hier nicht in Frage kommt. Trotzdem erleichtert die Datenbank-anbindung die Layoutarbeit beträchtlich, denn jeder einzelne Artikel wird mit allen zugehörigen Texten, Tabellen und Bildern vorformatiert auf einer QuarkXPress-Seite plaziert. Die Breite der Textrahmen entspricht dabei bereits der Standardspaltenbreite, Tabellenköpfe und Anfangsspalten sind fett hervorgehoben, und jede zweite Tabellenreihe erhält automatisch eine farbige Hinterlegung. Der Layouter  Eine typische Seite aus dem Völkner-Katalog: Texte, Bilder und Tabellen werden automatisch und bereits mit der richtigen Formatierung in QuarkXPress plaziert; der Layouter schiebt dann alles an seinen Platz und gibt der Seite ihr individuelles Erscheinungsbild.
braucht sich also nicht um das Zusammensuchen und Plazieren von Text- und Bilddateien oder um die stets gleichen mikrotypografischen Handgriffe zu kümmern, sondern kann sich ganz auf die eigentliche Seitengestaltung konzentrieren.
Insgesamt sind sechs Layouter an der Herstellung des Völkner-Katalogs beteiligt. Dank Datenbankunterstützung dauert die Herstellung der Druckvorlagen nur etwa sieben Wochen. Erwähnenswert ist dabei, daß ein Teil der Arbeit in Hamburg erledigt wird, während die Artikeldatenbank in Braunschweig vorgehalten und gepflegt wird. Für den Seitenaufbau stellen die dortigen Mitarbeiter per ISDN eine Verbindung zum DataformServer her und können sich so die Daten der jeweils benötigten Artikel auf aktuellem Stand ins Layout importieren. Aus dem gleichen Datenbestand werden bei Völkner auch verschiedene kleinere Versandkataloge produziert, so daß der Aufwand für Aufbau und Pflege der Datenbank gleich mehrfachen Nutzen bringt.
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Beispiel 2: H. Stürtz AG
Das Würzburger Druckhaus Stürtz stellt für einen Elektrofachhändler einmal im Jahr einen Katalog mit etwa1.400 Seiten Umfang und einer Auflage von 80.000 Exemplaren her. Bis vor zwei Jahren wurde der Katalog auf einem IntersetSystem produziert, dann wechselte man auf QuarkXPress, das mittels Dataform an eine selbstentwickelte Datenbank angebunden wurde. Die Datenbank basiert auf dem Standardprogramm MicrosoftAccess und wird von der Marketingabteilung des Kunden auf WindowsPCs gepflegt. Für die Katalogproduktion werden die Daten in die Dataform-Datenbank importiert und von dort aus an QuarkXPress übergeben.
Der Fachhandelskatalog setzt sich aus Strecken von 50 bis 150 Seiten zusammen, innerhalb derer die Seiten sehr regelmäßig aufgebaut sind und die sich somit gut für ein automatisches Setzen und Umbrechen eignen. Alle Texte werden standgenau plaziert, wobei ein vertikaler Keil zwischen den einzelnen Artikeln die Textrahmen automatisch auf dieSatzspiegelhöhe austreibt. Seitentitel und -umbrüche werden ebenfalls automatisch erzeugt, so daß der Layouter nur noch die Bilder – die zunächst grob neben dem jeweiligen Artikel plaziert werden – an die visuell günstigste Position schieben muß. Insgesamt fällt nur ein geringer Nach-bearbeitungsaufwand an.
Nachdem die Katalogseiten belichtet worden sind, werden die Layoutinformationen mit allen manuell vorgenommenen Änderungen von QuarkXPress zurück an Dataform und von dort wieder an die Access-Datenbank zurückgereicht. Auf diese Weise kann man beim nächsten Katalog auf dem vorigen Stand aufbauen und braucht nur mehr auf jenen Seiten manuell einzugreifen, auf denen tatsächlich Artikel neu hinzugekommen, verändert oder entfernt worden sind.
Insgesamt schätzt man bei Stürtz die neue Produktionsweise der alten als deutlich überlegen ein. Sie erfordere zwar eine disziplinierte Vorbereitung, aber man komme schneller zum Endergebnis. Der Datenaustausch mit dem Kunden erfolge digital wesentlich reibungsloser und effizienter, und insgesamt habe man die Produktion auf zwei Drittel der früher benötigten Zeit verkürzt.  Bei der Herstellung dieses Fachhandelskatalogs kommt man bei Stürtz fast ohne manuelle Nacharbeit aus, da das Layout innerhalb weiter Strecken große Regelmäßigkeiten aufweist.
Beispiel 3: Michael Fischer oHG
Nicht um Elektrik oder Elektronik, sondern um Glas, Porzellan und Keramik geht es bei der Michael Fischer oHG, Bamberg. Tag für Tag werden hier auf einem digitalen Farbkopierer bis zu 15 individuelle Angebote für .  Komplett automatisiert ist die Herstellung dieser individuellen Angebotsseiten bei der Michael Fischer oHG.
Großhändler aus dem Glaswarenbereich gedruckt, mit hohem Bildanteil und Umfängen bis zu 80 Seiten. Außerdem wird der Sortimentskatalog für die Außendienstmitarbeiter erstellt und wöchentlich aktualisiert, sodaß man insgesamt eine Produktionsleistung von etwa 200.000 Seiten im Jahr erreicht.
Die Daten aller 4.000 Artikel – Texte, Bildnamen, Preise etc. – liegen auf einer AS/400, einem Rechnersystem aus dem Hause IBM, das vornehmlich im Bereich der Warenwirtschaft von Mittel- und Großbetrieben anzutreffen ist. Bis vor zwei Jahren wurden lediglich die Artikeltexte ausgedruckt und durch manuell beigeklebte Produktfotos illustriert. Seit 1995 arbeitet man anders: Sämtliche Produktfotos sind digitalisiert und auf einem Macintosh-Rechner gespeichert; die Dateinamen sind in der AS/400-Datenbank den jeweiligen Artikeln zugeordnet. Hat ein Vertriebsmitarbeiter ein Angebot zusammengestellt, werden die zugehörigen Daten per Knopfdruck an Dataform übergeben und dann ohne jeden manuellen Eingriff in ein QuarkXPress-Layout umgesetzt. Von dort aus erfolgt dann die Ausgabe auf dem Farbkopierer.
Die wöchentliche Aktualisierung des Sortimentskatalogs erfolgt auf dem gleichen Weg. Dataform und QuarkXPress dienen in beiden Fällen nur als Hilfsmittel, um aus der AS/400 heraus eine komplexe, bebilderte Drucksache zu Papier zu bringen. Das Fazit des Kunden fällt denn auch zufrieden aus: "Durch den Wegfall der manuellen Bearbeitung konnten wir eine erhebliche Zeitersparnis erreichen. Die Umstellung hat sich insgesamt bewährt."
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