Die Grundidee des Systems ist die komplette Verwaltung von QuarkXPress-Artikel Modulen in einer Datenbank. Artikelmodule (typischerweise mehrere QuarkXPress-Text- und Bildrahmen, die zusammen einen Artikel darstellen) werden in der DATAform-Datenbank komplett mit ihren Eigenschaften abgelegt oder aus der Datenbank heraus auf der QuarkXPress-Seite neu generiert.

DATAform geht nicht den Weg, die Inhalte manuell in QuarkXPress aufgezogener Rahmen nachträglich mit Datenbankfeldern zu verknüpfen, sondern es erzeugt die Rahmen selbst mit allen Eigenschaften aus der Datenbank heraus. Die plazierten Rahmen können dann ohne Einschränkungen weiter bearbeitet werden und ihr Inhalt kann jederzeit durch die Datenbank aktualisiert werden. Alle Rahmeneigenschaften und Inhalte können andererseits auch wieder in die Datenbank zurückgeschrieben werden.

Der Grundansatz ist interessant und sehr vielversprechend: Das System nutzt die Vorteile einer Datenbank nicht nur zur zentralen Verwaltung der Inhalte (Texte und Bilder), sondern auch zur Ablage der Textformatierungen und der Layouteigenschaften der Module (Rahmengrößen, -positionen etc.). So gesehen ist DATAform ein Archivierungssystem auf Modulebene: die kleinste Einheit, die gesucht und bearbeitet werden kann, ist nicht ein ganzes Dokument, sondern ein einzelnes Artikelmodul.

Arbeitsplätze im Netz

Das Versandhaus Völkner in Braunschweig besitzt in seiner Satzabteilung vier DATAform-Arbeitsplätze: einen Text-, zwei Layout- und einen Arbeitsplatz für Fotokoordination. Alle Arbeitsplätze sind mit dem DATAform-Server verbunden und bearbeiten denselben Datenbestand. Alle Bilder liegen auf einem eigenen File-Server, auf den alle Arbeitsplätze zugreifen. Über ISDN ist zudem ein fünfter DATAform-Arbeitsplatz in Hamburg mit dem System verbunden und plaziert aktuelle Texte aus DATAform in seinen Dokumenten.

Produktionsablauf

Die DATAform-Datenbank bei VÖLKNER enthält derzeit etwa 7500 Artikel mit insgesamt über 10000 Abbildungen. Soll ein neues Werbemittel, der Hauptkatalog oder ein Mailingkatalog, produziert werden, so sind die meisten der benötigten Artikel bereits in der Datenbank vorhanden. Lediglich neue Artikelbeschreibungen werden von der Einkaufsabteilung an die Satzabteilung übergeben. Der Texter legt einen neuen Artikeldatensatz in DATAform an und trägt die Bestellnummer und die Seitenzahl ein, auf der der Artikel im Katalog erscheinen soll. Dann formuliert er den Auslobungstext direkt in der Eingabemaske der Datenbank.

Im nächsten Schritt werden dem Artikel seine Bilder zugeordnet. DATAform speichert dabei nur die Bildpfade zu den Bildern auf dem File-Server und eine Miniatur der Bilder in der Datenbank ab.

Datenbankfunktionen

DATAform bietet eine Fülle an Funktionen, die erst durch eine Datenbank möglich werden: Suchen und Ersetzen unter Anwendung von Tabellen, Aktualisierung der Preise z.B. durch die Warenwirtschaft, Konvertierung von Währungen, Neuberechnung von Preisen etc. Völkner verwendet eine speziell entwickelte DATAform-Routine zum Ändern ihrer »Insertnummern«. Die letzten beiden Ziffern der Bestellnummern kennzeichnen das jeweilige Werbemittel. Sind alle Bestandteile der Artikel erfaßt, aktualisiert und in einem Korrekturgang überprüft, beginnt die Arbeit der Layouter.

Der Völkner-Katalog ist ein typischer »Einzelseiter«: alle Katalogseiten sind einzeln unterschiedlich gestaltet. Aus DATAform werden deshalb in diesem Fall nicht ganze Strecken druckreif aufgebaut, sondern der Layouter holt sich Seite für Seite das benötigte Material und gestaltet es.

Er sucht zunächst anhand der erfassten Seiten- oder Bestellnummern alle auf der Seite benötigten Artikel. Für die Seite 593 des neuen Herbst/Winter-Hauptkatalogs erhält er beispielsweise sieben Artikel inklusive Zubehör in DATAform und übergibt sie an QuarkXPress (Abbildung).

Mit einem Mausklick werden automatisch alle Bilder und Texte auf der geöffneten QuarkXPress-Seite plaziert (links)...und dies ist die fertige Seite (rechts).

Texte erscheinen bereist vorformatiert, alle Artikel der Seite sind plaziert. Die Arbeit des Zusammentragens der Texte und Bilder in den richtigen Versionen und Fassungen entfällt. Der Layouter kann sich auf seine Kernaufgabe, die Seitengestaltung konzentrieren.

Für Herrn Lamprecht, Abteilungsleiter Werbung bei Völkner Electronic, liegt hierin der Grund für die »maximale Zeitersparnis. Alle Setzer (Gestalter) haben direkten Zugriff auf DATAform. Für die speziellen Anforderungen von Völkner hat sich DATAform mittlerweile bestens bewährt.«

Fazit

Das Beispiel zeigt, daß sich ein Database-publishing-System wie DATAform nicht nur bei streng strukturierten, sondern auch bei frei gestalteten Druckvorlagen gewinnbringend einsetzen läßt. Der Einsatz von DATAform ermöglicht somit aktuelleres und kostengünstigeres Produzieren, die Satzzeiten sinken, der Redaktiosnschluß läßt sich näher zum Drucktermin hin verschieben. Gerade für den Versandhandel ist dies ein wichtiger Wettbewerbsaspekt.

SCHLÜSELWÖRTER
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Workflow Management

Hersteller: Gassenhuber Systementwicklung, Regensburg

Web-Server: www.gassenhuber.de

Netzpost: info@gassenhuber.de

Vertrieb: Agentur BRAUN,
Tel.: 0941 / 79 55 05,
Fax: 0941 / 79 55 07

Voraussetzungen: MacOS, Windows 95/NT, QuarkXPress 3.32

Preis: Einplatzsystem 6.200,- DM, Mehrplatzsystem inkl. Client/Server z.B. für drei Arbeitsplätze 16.000,- DM, zzgl. MwSt.

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